En AI Agent som automatiserar beställningar av reservdelar från kunder
A Success Story
Utmaningen
Tidigare hanterades reservdels- beställningar manuellt.
- Kunder lade order via webbshoppen, vilket genererade e-postmeddelanden till orderavdelningen.
- Orderavdelningen registrerade sedan manuellt beställningarna i ERP-systemet.
Denna process var tidskrävande och resursintensiv, särskilt med tanke på företagets tillväxt.
Lösningen
AI agent implementerat med AI-agent platformen AEL Studio
På tre veckor utvecklade AI Empower Labs en AI-agent som:
- Integrerades med Swepacs webbshop via REST API.
- Verifierade kundinformation och produktillgänglighet i ERP-systemet.
- Registrerade beställningar automatiskt i ERP-systemet.
- Planerade leveranser baserat på lagerstatus.
- Identifierade komplexa fall (t.ex. delade leveranser eller osäkra leveranstider) och eskalerade dem till personlig handläggning.
Resultat
• Stor del av reservdels-beställningarna som kommer in via kundportalen hanteras nu helt av AI-agenten.
• Stor del av orderavdelningens arbetstid har frigjorts för mer kvalificerade uppgifter.
• Manuell hantering av order från webbshoppen har eliminerats.
• Reservdelsorderprocessen har blivit mer skalbar och stödjer nu företagets tillväxtstrategi.
Några ord från Swepac
“AI Empower Labs har med sin plattform AEL Studio på kort tid sett till att AI hanterar en väldigt stor del av våra reservdelsordrar, vilket tidigare hanterades manuellt av vår personal. Genom denna automatisering har vi inte bara frigjort resurser för mer värdeskapande arbete, utan också uppnått en stor kostnadsbesparing.”
Teknisk inblick
Swepacs AI agent använder
Integrationer
AI-agenten reagerar på signal från webbshoppen och laddar kunskaper från ERP- systemet och databaser hos Swepac för att planera leverans av reservdelsorder.
-
Webhook API-integration för datautbyte mellan webbshop och AI-agenten.
- Data warehouse data.
- REST API koppling till ERP-systemet Monitor.
AI-agent
Lösningen innehåller en single AI-agent som använder:
-
Maskininlärning för att identifiera och hantera avvikelser.
- Generativ AI för att generera meddelanden till kunder och anställda.
- Automatiserad leveransplanering baserad på realtidsdata.
- Regelbaserad logik för AIs självständiga hantering av normalfall, samt eskalering till personal vid avvikelser.
ROI och affärsnytta
På ungefär tre veckors projekttid kunde XX, tillsammans med AI Empower Labs, uppnå en stark ROI på sin investering i AI-agenten redan inom några veckor efter projektets slutförande.
-
Kostnadsbesparingar
Kostnadsbesparingar genom minskad manuell hantering och då lägre personalkostnader för hantering av reservdelsordrar.
-
Ökat effektivitet
Ökad effektivitet och snabbare orderhantering.
-
Förbättrad kundnöjdhet
Förbättrad kundnöjdhet genom snabbare hantering av inkommande orders.
-
Skalbarhet
Skalbarhet för att möta Swepacs framtida tillväxt.
-
Tid till annat
Tid till annat, genom minskad manuell hantering samt ökad effektivitet har personalen tid till annat.
